CSR-Software: Daten endlich im Griff?

Noch sammeln viele Unternehmen Daten manuell / Weg von Insel- hin zu Cloud-Lösungen?
TEXT: Kai Praum

Um Nachhaltigkeit in einem Unternehmen zu integrieren, sie zu steuern und darüber zu berichten, ist die vorangehende Datenerfassung von grundlegender Bedeutung. Viele Unternehmen beginnen mit eigenen Excel-basierten Lösungen und Daten, die per E-Mail abgefragt und eingesammelt werden. Die E-Mail-Abfrage ist wie auch bei anderen DAX-30-Unternehmen bezüglich der Textrecherche bei Eon noch nicht gänzlich verschwunden. Textbausteine wie etwa Managementansätze, die bei Standards wie denen der Global Reporting Initiative (GRI) anzugeben sind, werden zumindest in Teilen bei den jeweils zuständigen Fachbereichen eingesammelt.

Delegationsprozess unterstützen

Für die Zukunft hat der Energiekonzern einen Anbieter gefunden, mit dessen Software diese Prozesse weiter automatisiert und optimiert werden soll. „Dieses IT-Projekt hat das Ziel, aktuell im Einsatz befindliche On-Premise-Lösungen (Anm. d. R.: Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Software vor Ort) durch eine entsprechende Software-as-a-Service-Lösung (Anm. d. R.: Teilbereich des Cloud Computings) zu ersetzen“, sagt Hendrik Hilpert, der bei Eon als Geschäftsprozessmanager für die eingesetzten IT-Systeme zur Datenerhebung und Berichterstattung im Nachhaltigkeitsmanagement zuständig ist. Mit der neuen Software wird zukünftig auch die Datenrecherche ersetzt, die zur Zeit über ein SAP-Modul läuft.

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Kein Unternehmen käme auf die Idee, seinen Geschäftsbericht ohne Softwareunterstützung zu erstellen.

„Eine IT-Lösung sollte einen für die Endanwender vereinfachten Delegationsprozess in die Tiefe der Organisationsstruktur ermöglichen, um die Datensammlung mittels der IT-Lösung bestmöglich zu unterstützen“, erklärt Hilpert die Anforderungen an die neue Softwarelösung. Genau dieser Delegationsprozess wird aktuell bei Eon jährlich neu aufgesetzt oder zumindest angepasst. Ein Grund dafür sind die wechselnden Zuständigkeiten von Personen oder Bereichen, die durch Anpassungen der Unternehmensstruktur an die Marktanforderungen eher die Normalität als die Ausnahme sind.

Standardkonform

Neben internen Veränderungen sorgen bei Unternehmen immer wieder auch externe Faktoren für Anpassungsbedarf. Ändern sich zum Beispiel Nachhaltigkeitsstandards und -normen, müssen die (manuellen) Brückentechnologien immer wieder neu aufgesetzt werden. CSR-Softwareanbieter versprechen, dass ihre Lösungen immer nach dem aktuellsten Stand der Standards und Normen programmiert sind. Zudem ist es gängig, mit dem Feedback der Anwender das Produkt fortlaufend weiterzuentwickeln. Eine Art Schwarmintelligenz. „So sind wir weniger komplex als eine SAP-Lösung“, sagt Matthias Keitel, der bei 360 Report als Leiter Business Development die Schnittstelle zwischen Markt und den Programmierern ist. 360 Report ist einer der jüngeren Anbieter am Markt. 2013 ging das Startup mit einem „Minimum Viable Product“ an den Markt. Sinngemäß bedeutet das: minimal funktionsfähige Iteration eines Produktes. Das ist ein typisches Vorgehen von Start-ups, die mit einem gerade funktionsfähigen Produkt Klarheit über die eigenen Marktchancen bekommen möchten. Fünf Jahre später hat sich 360 Report mit seiner lernfähigen Software etabliert.

Lehrgeld gezahlt

Für Hassia Mineralquellen war der Kauf einer CSR-Software der zweite Schritt vor dem ersten. Als der Mittelständler aus Bad Vilbel vor vier Jahren damit begann, ein professionelles Nachhaltigkeitsmanagement aufzusetzen, entschied sich die Nachhaltigkeitsbeauftragte Laura von Flemming in Absprache mit dem Technischen Geschäftsführer für eine Softwarelösung. „Nach zwei Jahren Mindestnutzungsdauer haben wir die Laufzeit der ungenutzten Software nicht verlängert“, bringt die Nachhaltigkeitsbeauftragte ihre Erfahrung auf den Punkt. Für den Start war die Software auf der einen Seite zu umfangreich und nicht einfach, verständlich und intuitiv nutzbar genug. Auf der anderen Seite fehlten jedoch auch nützliche Steuerungsmöglichkeiten wie eine automatisierte Erinnerungsfunktion oder die Möglichkeit, Ziele zu setzen. „Letzten Endes nahm die Nutzung anfänglich zu viel Zeit in Anspruch, die wiederum nicht im Verhältnis zu der erhofften Prozesserleichterung und Effizienzsteigerung stand“, sagt von Flemming rückblickend.

Positive Marktentwicklung

Nach der Einführung der CSR-Berichtspflicht sind noch längst nicht alle Stücke vom Kuchen unter den Softwareanbietern verteilt. „Wir sind noch auf keinem Verdrängungsmarkt“, sagt Markus Becker, Geschäftsführer von Ecointense. Ecointense hat sich auf Prozesse in Unternehmen spezialisiert, die im Bereich Umwelt- und Arbeitsschutz und Nachhaltigkeit liegen. Seit der Gründung vor zehn Jahren bietet Ecointense die Software für den Bereich „Environment, Health, Safety“ (EHS) an.

Hinzu kamen mit der Zeit Complianceanforderungen und seit etwa zweieinhalb Jahren zusätzlich Lösungen für das Nachhaltigkeitsmanagement. Bewegung im Markt nimmt auch Daniel Süpke wahr: „Über viele Jahre hinweg waren vor allem Großunternehmen unsere Kunden, aber zunehmend wird die Software auch im Mittelstand nachgefragt.“ Süpke ist Chief Technology Officer (CTO) von Wesustain und ebenfalls dafür verantwortlich, dass sich die Software ständig orientiert am Bedarf der Kunden weiterentwickelt. Der erste Kunde von Wesustain war 2011 Daimler; es folgte die Allianz. Für Unternehmen mit nur einem Standort kann die Anwendung laut Süpke anfangs zu umfangreich sein. Für kleine Unternehmen hat Wesustain daher kürzlich mit Unterstützung des Bundes eine kleine und kostenfreie Lösung namens „CR-Kompass“ entwickelt, die testweise den Einstieg ermöglicht.

Passende Lösungen

Ein anderer Weg sind hausinterne Lösungen. Nach Angaben der Softwareanbieter scheitern interne Versuche häufig an der Grundüberlastung der IT-Abteilungen und an fehlenden Fachkenntnissen. Anders schätzt das Potential der bestehenden IT-Landschaft jedoch Nils Giesen, Senior Consultant bei Abat, ein. Abat ist ein SAP-Dienstleister, der 1998 gegründet wurde und seit Ende 2016 mit einer IT-basierten Nachhaltigkeitsberatung am Markt ist. „Wir wollen mit unserem Angebot nichts Bestehendes glattbügeln, sondern individuelle Bedürfnisse stillen“, sagt Giesen. Abat geht es um die Frage, wie bei der Datenerhebung für die Berichterstattung die bisherigen Systeme und Tools besser genutzt werden können. Die Kernkompetenz von Abat ist die informationstechnologische Abbildung von Prozessen in der Steuerung von Unternehmen. „Den externen Anbietern von CSR-Software fehlt das Wissen, wie Systeme im Unternehmen aufgebaut sind“, sagt Giesen. Wichtigster Schritt für einen Nachhaltigkeitsverantwortlichen ist daher, vor der Einbindung einer IT- oder softwarebasierten Lösung die unternehmensinternen Anforderungen klar zu definieren. Sie sollten sich Zeit für den Auswahlprozess nehmen und sowohl die an der Berichterstattung beteiligten Abteilungen als auch allen voran die IT-Abteilung einbinden. So sollte die Entscheidung für die passende Lösung – sei sie intern oder extern – für Unternehmen möglich sein.

Vielzahl an Funktionen

Die angebotenen Funktionen der Software- und IT-Lösung sind ebenso vielfältig wie die individuellen Anforderungen der einzelnen Unternehmen. „Letztlich muss man bei Standardlösungen schauen, ob die Prozesse darunter leiden. Und bei individuellen Lösungen gilt es darauf zu achten, wie viel Support möglich ist“, sagt Nils Giesen. Softwareanbieter bilden in der Regel die gängigen Berichterstattungsstandards wie die GRI-Standards oder den Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) ab. Ergänzt wird das Angebot von Branchenlösungen wie etwa dem „Roundtable on Sustainable Palm Oil“ (RSPO) der Palmölinitiative, Funktionen zur automatischen CO2-Bilanzierung oder Energieauditmanagementsystemen mit der Möglichkeit, Stromrechnungen digital passend abzulegen. Hinzu kommen Managementtools für Wesentlichkeitsanalyse und -matrix, zur Erfassung des Managementansatzes sowie Kennzahlenbildung und daran angelehnte Ziel- und Maßnahmenbildung. Als Basis werden mindestens Schnittstellen für CSV-Dateien bis hin zu direkten Schnittstellen mit gängigen ERP-Systemen angeboten.

Bericht auf Knopfdruck

Die meisten Anwendungen versprechen, am Ende des Datenerfassungsprozesses „auf Knopfdruck“ fertige Elemente oder gar ganze Nachhaltigkeitsberichte generieren zu können. Ob diese Versprechen wirklich erfüllt werden können, sollte laut Ecointense-Geschäftsführer Becker bei der Komplexität des Themas Nachhaltigkeit stets kritisch hinterfragt werden: „Ecointense ermöglicht beispielsweise, die Daten standardkonform in gewünschten Diagramm- und Tabellenformaten und einzelnen Textbausteinen frei formatierbar zu exportieren.“ 

Letztlich bestimmt der Kunde aber, wie umfangreich und zu welchem Zweck er die Software einsetzt. Business-Developer Keitel macht die Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten am Kundenspektrum bei 360 Report deutlich: „Einer unserer Kunden hat innerhalb von sechs Wochen die gesamten unternehmensinternen Prozesse mit einem einzigen Bericht abgeschlossen. Ein weiterer Kunde – der Tiroler Flughafenbetrieb – wurde für seinen CSR-Bericht mit einem Preis ausgezeichnet.“ Das standardisierte System für die Nachhaltigkeitsberichterstattung mit zum Teil sogar vorgefertigten Satzbausteinen war für die Hassia-Nachhaltigkeitsbeauftragte von Flemming jedoch nicht von Vorteil, sondern ein weiterer Punkt, der die eigene Arbeit und vor allem das Ergebnis dieser Arbeit eher einschränkte als erleichterte: „Unser Bericht ist individuell und soll auch das Unternehmen widerspiegeln.“

Kosten und Haftung

Eine sinnvoll eingesetzte Software sollte die Prozesse im Unternehmen verbessern und für mehr Effizienz sorgen. Die Softwareanbieter arbeiten mit verschiedenen Lizenz- und Preismodellen. Am gängigsten sind dabei Jahreslizenzen für eine „Software as a Service“ (SaaS). SaaS ist ein Teilbereich des Cloud Computings. Das SaaS-Modell basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung über webbasierte Anwendungen genutzt werden. Wie viel Einarbeitung, Schulung und Service in die jeweiligen Leistungen inkludiert ist, hat letztlich neben der Unternehmensgröße einen entscheidenden Einfluss auf den Preis. Auf Wunsch bieten einzelne Anbieter ihren Kunden auch Wirtschaftlichkeitsrechner, um aufzuzeigen, ab wann sich die Investition in eine Software lohnt. Bei den Kosten sind jedoch zwei Faktoren zu bedenken: zum einen die Kosteneinsparung durch Effizienz und zum anderen die Qualitäts- und Risikobewertung der Daten. „Kein Unternehmen käme auf die Idee, seinen Geschäftsbericht ohne Softwareunterstützung zu erstellen“, sagt Wesustain-CTO Süpke. Auf die technischen Mängel von selbstgemachten Brückenlösungen weist auch Markus Becker von Ecointense hin: „Letztlich ist eine Excelliste komplett manipulierbar“, sagt Becker. Die Ecointense-Software bietet eine Versionierung von Daten an. Das heißt, Daten, die einmal eingegeben sind, lassen sich nicht mehr verändern, es sei denn, sie werden im Vier-Augen-Prinzip wieder freigegeben. „Und dann ist immer noch nachvollziehbar, in welcher Kette wer wann welche Informationen eingegeben hat“, erklärt Becker. Zudem erkennt die Software, wenn ein Wert etwa mit einer null zu viel und oder zu wenig eingetragen ist und so nicht in die Historie oder zu anderen vergleichbaren Werten passt. Diese Plausibilitätsprüfung haben mittlerweile die meisten CSR-Softwareanbieter im Angebot.